助学济困联合会执行委会员第一次会议纪要

助学济困联合会执行委会员第一次会议纪要

广州市萝岗区草根助学济困联合会执行委会员第一次会议纪要[2013]31 号二○一三年九月十六日 签发：黎小东2013年9月15日下午，广州市萝岗区草根助学济困联合会（简称“草根助学会”）在科学城圆满召开了半年工作会议暨第一次会员代表大会，会议通过差额选举诞生了第一届执委会成员。会后， 执委委员召开了第一次会议，会长黎小东，副会长王又锋，第一届执行委员会委员、工作人员罗慧梅、何放权、张进步、余银标、黄少燕、陈妮妹等参加了会议，会议纪要如下：一、确认执行委员会及内设机构负责人经会长提名，会议表决通过执行委员会及内设机构负责人任命事宜，会议决定：聘饶登兴为执行委员会总干事；聘黄爱华为执行委员会副总干事，主持执行委员会日常工作，兼任发展规划部部长；聘钟飞兴为品牌推广总监；聘夏晓英为行政事务部部长；聘郭文青为助学管理部部长；聘罗慧梅为会员管理部部长；聘何放权为品牌推广部部长；聘钟怡为助学管理部副部长；聘江文健为会员管理部副部长；聘何凤贤为会员管理部副部长；聘夏黎为监事会主席；聘孙方方为监事会监事。上述人员，聘期两年，从二○一三年九月十五日至二○一五年九月十四日止。二、研究执行委员会内设部门工作分工会议对各部门工作分工进行了讨论交流，决定如下：（一）行政管理部1、制、收、发文件材料，起草领导讲话稿、邀请函和汇报材料；2、整理、保管草根助学会文件档案；3、经办草根助学会综合性、专题性会议；4、承办对外交流、考察接待，协调公共关系；5、管理公共邮箱，受理相关咨询；6、保管证照、印章，办理证照年审和相关资格认定工作；7、办理草根助学会财务管理工作；8、负责人事管理工作；9、物资采购、收发及保管；10、承办党支部、会长、执委会交办的其他事务。（二）品牌推广部1、培育和维护宣传资源；2、开展对外宣传；3、编印内部刊物；4、维护和推广各宣传平台；5、处理公共危机；6、制作宣传资料；7、建立宣传档案与收集稿样。（三）发展规划部1、制订发展规划；2、牵头制订规章制度与工作流程；3、审核各部门规章制度，协调部门间的衔接和配合；4、组织策划公益项目和大型活动；5、审核分支机构成立、合并与注销；6、检查、指导、考核分支机构工作；7、负责各部门、执行委员会成员业绩考核；8、开展对外联谊工作，维护公共关系。（四）助学管理部1、采集、核实、发布、维护求助信息；2、建立助学款物收支台帐；3、收集助学登记卡，建立资助人、受助人名册；4、指导分支机构运用当地平台筹集助学款物；5、审核助学款物发放申请；6、送达助学款物并进行反馈；7、回访助学款物使用情况；8、与资助人、受助人保持联系，跟踪反馈信息；9、会同发展规划部，策划实施助学项目。（五）会员管理部1、办理会员入会申请；2、建立会员档案、会员名册；3、与会员保持沟通联系；4、建立会员能进能出机制；5、做好会员服务、会员考核、会员激励工作；6、配合监事会对会员违纪行为进行核查、处理；7、志愿时系统相关工作。三、任命分支机构负责人依据章程修正案，会议研究讨论了分支机构人选，并决定：任命饶登兴兼任贵州地区联络组组长；任命张进步为河源地区联络组组长；任命胡暨江为广州地区联络组组长；任命梁诗为衡阳联络组组长；会议要求，上述分支机构负责人应尽快组建工作团队，报执行委员会备案。四、研究讨论各部门近期重点工作会议听取了与会人员对下一步工作的意见建议，并进行了交流讨论，明确了各部门重点工作：第一，会员管理部要完善会员管理制度和流程，建立会员档案，加强会员考勤和考核，激励会员发挥作用；第二，品牌推广部要加强宣传策划，通过网站建设、编印简报、推出“草根好人”等形式宣传草根，增加宣传亮点，扩大草根影响；第三，助学管理部要加强求助学生后续跟踪反馈工作，同时要主动寻找有车的会员和爱心人士参与助学活动；第四，发展规划部要牵头制订草根助学会规章制度和工作流程，编制草根助学会制度汇编，要总结项目运行和事务工作经验，固化工作模式；第五，行政事务部要加强文档管理、物资管理工作，并做好理事联络服务工作；第六，监事会要抓好工作督办，对执委及会员、理事言行监督。五、研究其他事项会议根据与会人员的意见建议，明确以下工作：要加强会员人文关怀，定期开展会员生日聚会活动，走访慰问患病会员；要加强会员发展工作，提高会员发展质量，对会员进行考核，对会员履行义务进行提醒和警示，并对不符合要求的会员及时清退；要加强活动物资采购预算控制，充分利用现有物资，精打细算，避免重复采购和浪费；要加强人才队伍建设，养育核心骨干。重点是各部门要主动物色合适人选，吸纳人才，壮大部门工作队伍，培养项目负责人，储备优秀人才；要严格会议制度，保持月度网络会议，严格会议考勤、会议记录，并形成会议纪要。由胡暨江牵头制订百名贫困学生课外辅导计划，于2013年9月25日前报萝岗区慈善会申报活动经费及广州市慈善会申报“相伴成长”专项基金；由夏晓英、罗慧梅协助会长黎小东跟进草根助学会党支部活动室装修工作。会长黎小东进行了会议总结，首先祝贺执行委员会的顺利成立，并表示执行委员会作为草根助学会的决策机构，必须务实地推进草根助学会各项工作，并要求执行委员会委员、各部门要在做好本职工作的同时，要做好以下工作：第一，没有担任部门负责人的执委会成员和其他工作人员，根据个人特长主动申报并参与有关部门工作。第二，各部门要于国庆节前制订本部门工作制度、工作流程及表格。第三，执行委员会、部门负责人要思考本部门和本岗位工作，并于2013年10月1日前就实现草根转型提出书面建议。第四，执行委员会要定期召开会议，研究工作。执行委员会委员参加会议、表决决策事项，会长、副会长、品牌推广、监事会主席列席会议。第五，草根助学会全体工作人员要开设微博、微信，积极宣传草根，相互互动，并作为工作人员考核的指标。第六，要发公告通知草根助学会原有工作人员在国庆节前志愿申请到新的部门参加工作，让有热心的人重新点燃激情，把不适应组织发展形势和要求的人员清理出工作队伍，打造忠诚、勤勉、高效的草根助学会工作团队；同时创建草根助学会执行委员会工作人员群，通知团队工作人员加入，并严格限定入群人员；原草根助学会工作人员由群创建人员自行关闭。第七，全体工作人员要提供一张正式一点的个人半身生活照片，于9月25日前发到行政事务部夏晓英处，用于网站上公示团队工作人员之用。出 席：（16人）黎小东、王又锋、郭文青、江文健、宋小奋、高铭涓黄爱华、何放权、胡暨江、黄少燕、罗慧梅、何凤贤张进步、余银标、陈妮妹、孙方方记 录：孙方方请 假：夏晓英、车立斌发：工作人员草根助学会行政事务部 2013年9月16日印发校对人：孙方方 审核人：黄爱华